Hoe een Order Management Systeem je online verkoop succes kan versnellen

In de snel evoluerende wereld van e-commerce is het aanpassen en inspelen op verkoopkansen een constante uitdaging. Een van de (toenemend) succesvolle strategieën is het uitbreiden naar meer verkoopkanalen en het toevoegen van meer voorraad via additionele voorraadlocaties. In deze blog bespreken wij hoe een Order Management Systeem (OMS) deze verkoopstrategie toegankelijk maakt en waarom dit een kans is voor zowel grote als kleinere bedrijven.

Het probleem: de uitdaging van meerdere kanalen en voorraadlocaties

Met een toename in het aantal kanalen zijn potentiële klanten verder verspreid geraakt. E-commerce bedrijven streven ernaar om aanwezig te zijn op die plekken waar potentiële klanten zich bevinden. Ze kiezen er tegenwoordig vaak voor om het aantal verkoopkanalen uit te breiden. Daarnaast willen ze een breder/dieper assortiment om klanten beter te kunnen voorzien in hun behoefte. Daarbij is de wens om van producten die niet vaak verkopen geen voorraad te hoeven hebben. Hiervoor is het toevoegen van additionele voorraadlocaties een bewezen effectieve aanpak. Deze uitbreiding leidt echter tot complexiteit en uitdagingen in het beheren van o.a. orders, artikeldata, voorraadniveaus en prijzen. Vaak worden initieel tijdrovende methoden zoals Excel-spreadsheets gebruikt, wat leidt tot inefficiëntie en fouten. De behoefte aan een oplossing wordt dan ook steeds urgenter.

Wat is de rol van een Order Management Systeem (OMS)?

Een Order Management Systeem maakt het mogelijk om processen centraal te organiseren en beheren waardoor het toevoegen van verkoopkanalen en/of voorraadlocaties een kwestie wordt van “inprikken”. Eenvoudig gezegd koppelt een OMS verkoopkanalen aan voorraadlocaties en automatiseert het taken zoals het routeren van verkooporders naar de juiste voorraadlocatie(s) en het aansturen van vervoerders. Het OMS is te integreren met bestaande systemen en creëert een gestroomlijnde workflow.

Functionaliteiten van een OMS

Voorraadbeheer en koppeling van voorraadlocaties: Een OMS zorgt voor nauwkeurig voorraadbeheer. De voorraadniveaus kunnen per verkoopkanaal worden ingeregeld en bij een inkoop, verkoop of retour worden alle verkoopkanalen realtime geüpdatet over de nieuwe voorraad. Dit maakt snelle beslissingen over voorraadverplaatsingen mogelijk.

Verkoopkanaal integratie: Het OMS integreert soepel met verschillende verkoopkanalen zoals webshops, marktplaatsen en dropshipment partners. Alle orders en bijbehorende randinformatie worden centraal opgeslagen.


Orderrouting en toewijzing: Orders kunnen automatisch worden toegewezen aan de meest geschikte voorraadlocatie op basis van regels die je instelt. Dit betekend dat orders ook gesplitst kunnen worden in aparte zendingen waardoor dropshipment geautomatiseerd mogelijk wordt.


Carrier integratie: Het OMS kan rechtstreeks communiceren met verzendcarriers, waardoor het verzendproces efficiënter en volledig geautomatiseerd is.


Retouren en refunds: Bij orders die zijn geplaatst op eigen webshops is het mogelijk om vanuit het OMS direct refunds te laten uitvoeren. In het geval van marktplaatsen kan er een (dan wel niet geautomatiseerd) retourbericht naar de marktplaats worden verzonden die de retour kan afronden


Centrale gegevensbron: Een groot voordeel is dat alle data centraal opgeslagen en toegankelijk is. De klantenservice hoeft niet meer op meerdere platformen in te loggen en voor het uitvoeren van projecties of analyses is er 1 single source of truth waarin alle transactionele data is opgeslagen.

Praktijkvoorbeelden: succesvolle implementaties van OMS

In 2016 is ANWR-Garant gestart met één webshop (Sport2000) waaraan 100 retail filialen gekoppeld waren. Ondertussen zijn zij uitgegroeid naar een ecosysteem waarbij ongeveer 50 verkoopkanalen en 200 voorraadlocaties worden gemanaged vanuit één centraal platform. Dat een OMS alleen is weggelegd voor grote partijen is een misvatting. Er zijn ook kleine(re) bedrijven die succesvol gebruik maken van een OMS. Zo kennen wij klanten die eerst via één webshop verkochten en de afgelopen jaren het OMS hebben gebruikt om van één naar vier voorraadlocaties te groeien.

Voordelen van een OMS voor groei

Schaalbaarheid: Een OMS biedt de mogelijkheid om snel nieuwe verkoopkanalen en voorraadlocaties toe te voegen zonder de noodzaak van ingrijpende maatwerkaanpassingen.

Efficiëntie: Automatisering van processen minimaliseert menselijke fouten en bespaart tijd.


Data-gedreven beslissingen: De gegevens die in het OMS worden verzameld, kunnen worden gebruikt voor analyses en het nemen van strategische beslissingen.


Wendbaarheid: Met een OMS komen nieuwe verkoopstrategieën in beeld zoals het aansluiten van dropshipment partijen, zelf worden van een dropshipment aanbieder, verkopen via marktplaatsen en het gebruik van instore fulfillment.

Conclusie

Het uitbreiden naar meerdere verkoopkanalen en voorraadlocaties is een trend, kans en een uitdaging. Een Order Management Systeem maakt deze verkoopstrategie toegankelijk door het centraal organiseren en automatiseren van verkoopprocessen. Of je nu een klein bedrijf bent dat groeit of een grote speler in de branche, een goed geïntegreerd OMS helpt in het vergroten van je online verkoopsucces.